Muchos pequeños emprendedores fracasan en el primer año de operaciones por haber calculado mal los costos del arranque y/o los costos de operación. Tenemos tantas ganas de comenzar que tendemos subjetivamente a subestimar algunos costos y posibles ocurrencias. Queremos tanto que todo suceda para bien, que olvidamos que algunas cosas pueden salir mal. Y casi siempre hay cosas que salen mal, que no pudimos prever o que costaron más de lo que estimamos.

Expectativas y Realidades

Con demasiada frecuencia nuestras expectativas son irreales respecto a los recursos de los cuales realmente disponemos o de los que dispondremos en días, semanas y meses. El amigo que prometió ayudar, luego se echó atrás. El préstamo lo aprobaron por menos de lo que habían dicho, o no lo aprobaron. Las subvenciones e incentivos de gobierno a los que aspirábamos nunca llegaron y las ventas no estuvieron a la altura de lo planificado para los primeros meses… y un largo etcétera.

Por muy bien que planifiques los costos, incluso si cuentas con un experimentado y sabio mentor que te va guiando al respecto, tu previsión nunca va a ser exacta, pero mientras mejor estimes los costos, y les calcules un pequeño margen de error por encima, más cerca estarás de la realidad que te espera y mejor preparado o preparada para enfrentarla.

Algunos gurús de moda, o empresarios que ya han triunfado… o incluso algunos que no han conseguido triunfar con sus negocios y ahora su única esperanza de ganar dinero es venderte su “milagroso” libro o curso, te recomiendan “que te lances y luego ya se verá“. Otros te dicen que si te arriesgas con dedicación y fe, pues “Dios proveerá“. Unos incluso van más allá y te dicen que no debes contar con un “Plan B” si de verdad estás comprometido con tu “Plan A” y quieres que triunfe, o peor aún, te motivan a que “quemes las naves” y “vueles los puentes” porque al saber que no tienes marcha atrás no tendrás más remedio que ir adelante.

Basura. Basura y más basura. En nuestra práctica profesional hemos visto demasiados desastres por haber escuchado esos “llamados de la selva“… de la selva de irresponsables y/o frustrados a los que realmente tú no les importas. Hay que ser ARRIESGADOS, hay que LANZARSE A FONDO… Todo eso está bien y suena bien, pero ninguna de esas expresiones es sinónimo de irresponsabilidad, de falta de expresión y de un término que nos aterroriza cada vez que lo vemos tomar posesión de un negocio: el VOLUNTARISMO.

“Voluntarismo: Cuando se da preeminencia a la voluntad sobre el entendimiento. O sea, una actitud que funda sus previsiones más en el deseo de que se cumplan las cosas que en las posibilidades reales de que eso suceda”.

Seguramente habrás visto, en la vida real o en películas, cómo se preparan los deportistas de alto rendimiento. Por lo general, son personas con mucha voluntad y valor personal, decididos a triunfar y a dar todo de sí por el triunfo, pero antes de la competencia han pasado por rigurosos entrenamientos, han tenido una alimentación adecuada y, entre muchas otras cosas, han pasado horas viendo videos para estudiar los movimientos y habilidades de sus principales competidores.

¿Por qué nos quieren hacer creer que lanzar un nuevo negocio es tan diferente a una competencia deportiva? No lo es. Al menos no tanto como para que el valor y la voluntad sustituyan la necesaria preparación y las imprescindibles previsiones.

Hoja de Trabajo

Aunque no podemos predecir exactamente todos los costos y gastos (iniciales y de operación) que puede llegar a tener tu proyecto específico de negocio, te hemos incluido una lista de los más comunes para ayudarte a conformar tu propia lista:

OFICINA o ÁREA DE FABRICACIÓN

• Gastos de anticipo o arrendamiento
• Costos de cierre
• Remodelación, ampliación o construcción
• Depósitos
• Otros

EQUIPO

• Muebles
• Accesorios
• Maquinaria o equipo de producción
• Computadoras y software
• Servicios de Internet
• Equipo de comunicaciones
• Cajas Registradoras o Sistema de Punto de Venta (o costo del uso de sistemas como Paypal o Stripe)
• Señalización e instalación
• Otros

MATERIALES y SUMINISTROS

• Inventario Inicial
• Materiales de producción y componentes
• Suministros de oficina
• Otros

HONORARIOS y GASTOS DE OPERACIÓN

• Investigación de mercado y análisis de viabilidad
• Registro de la compañía
• Desarrollo del Plan de Negocios
• Creación de prototipo o modelo de negocio
• Diseño, alojamiento y mantenimiento del sitio web
• Muestras o servicios gratis para dar a conocer tu negocio
• Costos de marketing y publicidad
• Gastos de viaje y representación
• Honorarios (contador, abogado, etc.)
• Patentes y marcas registradas
• Seguros (salud, vida, incendio, responsabilidad civil, etc.)
• Licencias y permisos
• Membresías de asociaciones comerciales
• Otros

FONDOS DE RESERVA y CONTINGENCIA

• Gastos de apertura
• Sueldos, salarios e impuestos
• Costos de capacitación y desarrollo de habilidades
• Gastos de reclutamiento y selección de personal
• Gastos de bienestar y salud ocupacional
• Intereses y comisiones por préstamos (o por haber usado la Tarjeta de Crédito)
• Gastos de gestión de tesorería o contable
• Otros

GASTOS DE VIDA PERSONALES

• Durante el proceso de preparación hasta el día del lanzamiento
• 6-9 meses después del día de apertura
• Gastos de mudanza
• Otros

Ahora, todo eso, si lo llevas a números, debe darte un total mensual y un Gran Total por los primeros 6-12 meses, según el período que hayas tomado como referencia. Que no te asuste el número, pero haz hasta lo imposible por acercarte lo más posible a la disponibilidad de esa cifra. Incluso, puedes subirle un 15% para sentirte con más confianza y seguridad.

Financiando tus Costos y Gastos

Determinaste tus gastos. Bien. Ahora debes evaluar tus finanzas y activos personales para comprender mejor tu capacidad de asumir tales costos y gastos. Debes comenzar por tener un conocimiento detallado de todo aquello a lo que puedas echar mano:

• Efectivo en cuentas corrientes y de ahorro
• Acciones que puedas hacer líquidas
• Potencial financiero de venta de activos, como un carro
• Potencial de ciertos activos de servir de “colateral” para préstamos
• Fondos de amigos y familiares (sean como regalo o inversión)
• Capacidad de obtener préstamos, según tu historial crediticio
• Capacidad de obtener subvenciones, según tu tipo de negocio. ¡Cuidado con los mitos de “dinero gratis”!
• Capacidad de recaudar donaciones de ciertas entidades / instituciones
• Posibilidad de obtener inversión a cambio de acciones o participaciones en tu negocio
• “Equity” acumulada por tu casa
• Tarjetas de Crédito
• Valor en efectivo del seguro de vida
• Valor en efectivo de tus inversiones para la jubilación (ojalá y no las tengas que tocar)
• Ingresos de un trabajo a tiempo parcial o completo, mientras haces crecer tu negocio

En todos los casos, sean cuales sean las opciones que utilices para financiar tu negocio, asegúrate de 3 cosas:

1. Actuar en plena conformidad con la ley y las regulaciones vigentes.
2. Cuando involucres a otras personas o entidades, pon las cosas bien claras, precisas y sin lugar a interpretaciones ambiguas. Por escrito, por supuesto.
3. Mide bien los riesgos. El sentido común indica que el máximo riesgo permitido es el que no pone en juego tu libertad personal o la supervivencia de tus seres queridos. Claro, esa definición no es tan “precisa” como lo demás que te hemos estado diciendo.