Trabajar de Forma Inteligente: ¿Es Realmente la Habilidad Más Práctica en los Negocios?

Ya cansa tanto escuchar que debemos trabajar de forma inteligente y no simplemente trabajar más y más duro. Ya todos lo sabemos y casi todos hemos tratado de ponerlo en práctica. Entonces, ¿por qué tan pocos de nosotros lo hace o, sobre todo, lo mantiene en el tiempo?

En este artículo vamos a tratar de responder a esa pregunta, haciendo énfasis en lo que nunca te dicen acerca de por qué , -aunque a primera vista parece sencillo-, es tan dificil trabajar de forma inteligente y por qué tantos de nosotros lo incluímos en nuestros propósitos de Año Nuevo o entre las metas del nuevo proyecto que estamos comenzando, lo intentamos, pero acabamos regresando a los viejos métodos, las largas jornadas de trabajo, la improvisación y la desorganización que muchas veces nos acaban ganando la batalla.

¿Qué Significa “Trabajar de Forma Inteligente”?

Bien, aquí tenemos el primer problema, pues diferentes personas interpretan de manera muy diversa lo que realmente se entiende por “smart working” o “trabajo inteligente”. Para algunos es simplemente “ trabajar menos y lograr más “, pero creo que coincidirás en que es un enfoque demasiado reduccionista, aunque no esté tan lejos de la verdad.

Para otros, se trata “ utilizar cada nueva herramienta tecnológica que sale al mercado “. Sin embargo, a menudo terminan atiborrados de programas, softwares y planes, pero los resultados parecen seguir esquivando la esperada llegada.

E igualmente, es muy distinta la manera de trabajar de forma inteligente cuando eres una empresa o proyecto de una sóla persona o cuando eres parte de una gran empresa. E incluso, cuando eres un empleado, técnico o profesional que recién comienza a cuando eres el director de la compañía o uno de sus altos ejecutivos.

Definición de “Trabajar de Forma Inteligente”

Sin embargo, los expertos de MiFuturoEmpleo.com nos brindan una definición que pensamos puede adaptarse a casi cualquier situación:

“El trabajo inteligente consiste en optimizar el proceso laboral a una forma más fácil, automatizada y rápida. Todo esto apuntando a conseguir los objetivos trazados a corto y largo plazo. 

El pilar fundamental para lograr esta metodología es la tecnología. Se requiere el uso de ordenadores, celulares y otros dispositivos para mantener una comunicación efectiva entre los trabajadores. 

La filosofía también busca reducir al máximo la logística innecesaria del trabajo tradicional, como reuniones presenciales obligatorias, horarios de oficina, uniformes y procesos burocráticos.”

A esa definición ellos agregan que en la mayoría de los casos, el trabajo se realiza de forma remota, de lo cual parcialmente diferimos, pues aunque el trabajo remoto debe ser “ inteligente ” por naturaleza, trabajar de forma inteligente es hoy un imperativo que abarca prácticamente todo tipo de trabajos, aunque hasta nosotros mismos hemos tratado de aportar algo al tema de la productividad al trabajar desde casa.

Lo Que NO te Dicen Acerca de Trabajar de Forma Inteligente

La mayoría de los expertos en productividad y procesos que conducen al éxito empresarial considera que una de las habilidades más prácticas que puedes aprender es trabajar de forma inteligente.

Sin embargo, ninguno de ellos te advierte acerca del GRAN RETO que tendrás que enfrentar cuando tomes la decisión de trabajar de forma inteligente: te va a parecer que estás trabajando más lento :

• Aprender a utilizar las nuevas tecnologías (apps, softwares, herramientas diversas) requiere un tiempo de aprendizaje, de adaptación y no pocas horas de práctica para que los resultados se te revelen de una forma nueva, mucho más productiva.
• Descomponer los procesos en partes y recomponerlos de tal manera que la resultante sea más eficiente y pueda ser optimizada a un nivel mayor que la simple suma de las partes nos hace ir más despacio durante cierto período de tiempo.
• La optimización del desempeño, de los individuos, los equipos y los procesos no se produce de la noche a la mañana y muchas veces se llega a las ideas y las soluciones “ geniales ” a través de la acumulación de muchas horas de reflexión, análisis, prueba y error. Y mejora continua.
• Trabajar de manera inteligente no es una simple meta. Es ante todo la formación de nuevos hábitos, por lo que requiere tiempo, entrenamiento, disciplina y perseverancia.

No es casual entonces que la mayoría de nosotros nunca pasan del compromiso superficial con el trabajo inteligente. Fragmentamos nuestra atención en partes cada vez más pequeñas: revisamos Facebook, X e Instagram cada 5 minutos, cambiamos de tarea 40 veces por hora y tratamos nuestras mentes como un canal de noticias en lugar de una supercomputadora.

Trabajar de forma más inteligente a menudo requiere parecer menos productivo en el corto plazo. Ese reporte de marketing que pasas tres horas perfeccionando no va a ser mejor que uno escrito en 30 minutos. Pero la minuciosidad de tu pensamiento se reflejará en cada decisión que siga.

Tu primer pensamiento es lo que todos los demás piensan. Tu mejor pensamiento llega después de haber pensado lo suficiente como para olvidar lo que todos piensan. La diferencia entre lo bueno y lo excepcional no son las horas trabajadas: es la profundidad del pensamiento aplicado a los problemas correctos .

No importa que de inicio vayas más lento. No importa que tengas que pasar un poco de trabajo, a veces mucho trabajo. No importa que los mercaderes de la desesperanza no entiendan y se rían de tí. Sólo piensa en la recompensa: trabajar de manera inteligente vale mucho la pena en el mediano y largo plazo . Tu familia te lo gradecerá. Tus clientes estarán más satisfechos. Y los resultados de tu empresa te darán una bonita sorpresa.

Daniel Colombo , uno de los más reconocidos Coach latinoamericanos en gestión empresarial subió a su sitio web esta gráfica que nos parece puede serte muy interesante, pues resume muy rápido mucho de lo que hemos estado hablando:

Estrategias Para Trabajar de Manera Inteligente en 2025

De esto podríamos escribir un libro, quizás una enciclopedia, pues son muchos y muy variados los aspectos que se engloban dentro del concepto “ trabajo inteligente “, pero el año que se aproxima va a estar marcado por una poderosa tendencia: el incremento de la inteligencia artificial , por lo que trataremos de resumir lo que consideramos aspectos esenciales para trabajar de manera inteligente, separados por el enfoque tradicional y el de la IA.

Enfoque Tradicional

• Trabaja siguiendo un Plan : parece obvio, pero no lo es. Con demasiada frecuencia trabajamos “ apagando fuegos “, tratando de resolver los problemas y las tareas según van apareciendo y eso no es trabajar de manera inteligente. Desde definir muy claramente tus objetivos y metas del año, mes, semana y día, hasta planificar el día actual la noche anterior es algo vital para incrementar tu productividad.
• Clasifica tus tareas según el orden de importancia y su urgencia . Prioriza y delega todo lo que no te aporte valor. Cómete el “ sapo ” (la tarea que menos te guste) a primera hora, de manera que luego puedas enfocarte en lo que de verdad importa sin tener ese molesto pendiente perturbando tus neuronas.
• Crea hábitos que se correspondan con el nivel de productividad que quieres lograr. No te rindas si de inicio se te hace difícil. La noche siempre es más oscura antes del amanecer. Y siempre amanece.
• No te quemes . Toma descansos entre tareas o cada cierto tiempo. Reponer fuerzas es imprescindible. Y es inteligente.
• Utiliza tus tiempos muertos para tareas administrativas o de menor importancia, pero que haz de hacer de todos modos. Ni te imaginas la cantidad de cosas que (si creas el hábito) puedes solucionar mientras esperas ser recibido por un cliente, en los aeropuertos o incluso mientras vuelas, por solo poner un par de ejemplos de los tantos “ tiempos muertos ” que se nos interponen en la semana.
• Afila el hacha primero . Luego comienza a cortar los árboles… y podríamos seguir con mucho más, pero basten estos 6 para darte una idea de lo que te estamos proponiendo.

Enfoque de Inteligencia Artificial

La IA llegó para quedarse. Trae múltiples beneficios y también no pocos problemas asociados (la perdida de muchos empleos tradicionales, por ejemplo) y puede gustarte o no, pero no se irá a ningún lado. Por el contrario, avanzará cada vez más y el 2025 es un gran año para ser testigos de ese proceso.

Veamos muy rápido cómo puedes usarla para trabajar de manera inteligente, incrementar tu productividad y obtener mejores resultados:

• Cambiar la forma y la velocidad con la que aprendes nuevas cosas : si no aprendes algo nuevo todos los días estarás obsoleto en muy poco tiempo. Pero el aprendizaje conlleva un gran esfuerzo y muchísimo tiempo. La IA no sólo automatiza procesos y analiza datos de manera relativamente confiable, sino que puede optimizar tus tiempos de aprendizaje y, sobre todo, ayudarte a convertir los conocimientos en habilidades, lo que si ya eres miembro de WebLat, sabrás que es una de las cosas en las que más insistimos.
• Automatizar todo , desde los procesos más complejos hasta las tareas más sencillas. Las aplicaciones de la IA en la automatización de casi todo lo que hacemos es casi infinita. Hay mucho escrito al respecto, pero te recomendamos leer aquí “ Cómo Usar Meta AI Como mi Asistente Virtual: le Pregunté al Propio Chatbot y Así me Respondió “.
• Acelerar y mejorar la toma de decisiones es una de las características distintivas del trabajo inteligente.

Seguiremos profundizando en el tema, pero si estas reflexiones te motivan a cuestionarte constructiva y positivamente la forma en que trabajas, y te propones crear los hábitos y construir los sistemas que te ayuden a realizar tu trabajo de forma más inteligente y productiva, estará cumplido nuestro objetivo el día de hoy.